Privacy Policy

ENG – INFORMATION NOTE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

(Articles 13-14 Regulation EU 2016/679)

ASSOCIAZIONE CULTURALE  “FRYDERYK CHOPIN”

The Associazione Culturale “Fryderyk Chopin” (hereinafter referred to as “AFC”) in the quality of Holder of the processing of your personal data, pursuant and for the effects of the Regulations UE 2016/679 (hereinafter referred “GDPR” only), hereby informs that the mentioned legislation foresees the protection of the concerned individuals with references to the processing of personal data and that such treatment will be deployed in accordance with principles of correctness, legality, transparency and protection of your privacy and your rights.

Your personal data, provided by you to the AFC, according your inclusion in one of categories foreseen in point no. 2, will be processed in accordance with the above-mentioned law and with the duty of confidentiality provided for therein.

1. Purpose of the data processing

The provided personal data, of the Associate or of the participant to the activity, will be processed for the following goals, connected to the implementation of legal or contractual duties:

  • fulfilling legal obligations;
  • fulfilling the competent authority’s provisions;
  • establishment of legal claims  in court proceedings or out-of-court procedure;
  • purposes of the AFC’s activity, just like foreseen in the Statute and in the regulations in force.

The processing of personal data, is necessary for the performance of its obligations and for the proper management  of the relationship and their contribution for the above-mentioned purposes. The Holder also discloses that the possible not-communication or the miscommunication of one of the necessary information, can produce the impossibility of the Holder to guarantee the processing’s accuracy.

With references to the indicated processing, the Holder can find out about particular categories of personal data and in detail:

religious conviction, philosophical bent or otherwise, racial or ethnic origin, or state of health. The processing of personal data for these particular categories will be developed according to the article no. 9 of the GDPR.

2 . Categories of interested parties

For the parties who establish with the AFC contractual or legal relationship, as well as participation to the institutional activities of the AFC or supporting any connected event, such as:

a ) members of the AFC;

b ) participants as guests, rapporteurs and interpreters in the field of music, history, literature and in any other sector of the culture and of the activity promoted by the AFC.

c )  artistic jobs, such as musicians performing in musical seasons, members of jury of the competitions or teachers in the courses;

d ) applicants to the competitions organized by the AFC, for the purpose of the correct performing to the contests, according to the regulation;

e ) winners of the competition organized by the AFC, for the purpose of issuing the concerning receipt of the prizes, according to the regulation;

f ) supporters of the above-mentioned activities, such as sponsors or lenders (natural or legal persons) for liberality.

g ) suppliers of good and/or services;

h ) sometime collaborators working in the organization of the above-mentioned activities;

i )  natural or legal persons who have asked to the AFC to keep updated by post or e-mail about the AFC’s activity.

3 . Procedures of processing of personal data

Your personal data can be processed as follows:

a ) manual processing in paper forms (with eventual communication to the interested parties by post), with references to regulation of music courses and competitions, newsletter and to any other information note regarding the associational activities, according to the AFC’s statute;

b ) electronic data processing (with eventual communication to the interested parties by e-mail), with references to the same regulations and to any other information note regarding the associational activities, according to the AFC’s statute.

Every processing is managed according to the articles no 6 and no. 32 of the GDPR and by the adequate and foreseen security measures.

4. Communication

Your data will be exclusively communicated to the entities in charge duly appointed for the completion of the services; these services will be managed properly and will be necessary for the relationship with the interested party, granting the protection of his rights.

Your data will be processed by authorized person only, specifically entrusted by the Holder.

Your data can be disclosed to any third party, duly entrusted and in charge as data controller, such as:  

  • charged with the service in the AFC’s secretariat;
  • any person in charge, responsible of the activities carried out in the ambit of the institutional AFC’s events, foreseen by the statute;
  • charged with the service of secretariat in the single institutional events, organized by the AFC;
  • all the entities to whom it will be necessary, who will provide a specific processing services or in any case instrumental necessarily to the correct implementation of the mentioned aims excluding, in any event, promotional purposes.

5. Data dissemination

The personal common and identifying data, such as images of activity, pictures, first names and surnames and eventual professional status can be published on the AFC’s website.

The pictures which will come into AFC’s possession during the activities can be used by the AFC, free of charge and without time limit, for the inbound and outbound dissemination, with the eventual indication of the first name, surname and professional status of the persons in the photos.

Particularly, these information can be published on the AFC’s website, as well as on the connected pages (Youtube channel and Facebook, Twitter and Instagram pages, as an example but not limited to them).

This material can be also used by the AFC for communication action and published in the press, or through television, radio or internet, in support of articles on national and international media. For these aims, will be submitted to you a special authorization under this information note.

6. Retention period

We communicate that, in respect of the principles of legality, purpose limitation and data minimization, according to the article no. 5 of the GDPR, the retention period of your personal data is the following:

                a ) special categories of personal data:

  • it is fixed for a period of time not exceeding the purpose for which they have been collected and will be processed for the purposes connected with the fulfillment of the event;
    • it is fixed for a period of time not exceeding the carrying out of the services provided;
    • it is fixed for a period of time not exceeding the purpose for which they have been collected and will be processed for the purposes connected with the compulsory times required by law.

b ) Image

  • the images which will come into AFC’s possession while carrying out its activities, can be used free of charge and without time limit, by the AFC.

7. Data processing holder

The data processing holder is the Associazione Culturale “Fryderyk Chopin” (AFC), based in Rome (Italy), Via Pierfranco Bonetti no. 88/90 – ZIP code 00128.

You have the right to obtain form the Holder the cancellation (right to be forgotten), the limitation, the updating, the rectification, the object to the processing of your personal data, as well as, in general, you can exercise the rights foreseen by the articles numbers 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 of the GDPR.

The name of the Controller of your personal data is Mrs. Marcella Crudeli, legal representative of the AFC. The person in charge to their processing is Mr. Paolo Masotti.

8. Interested party’s rights (Regulation EU 2016/679: articles numbers 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22)

1.      The interested party has the right to get the confirmation whether or not of personal data concerning him, although not registered yet and their communication in a intelligible form.

2.     The interested party has the right to get the indication of:

        a ) the origin of the personal data;

        b ) the purpose and of the modalities of the processing;

        c ) the logic applied in the case of electronic data processing;

d ) of the identification details of the Holder, of those responsible and of the persons in charge of the personal data processing, according to the article no. 5, paragraph 2;

e ) of the entities of the category of entities to whom the personal data can be communicated or who may become aware of them, in quality of Responsible or persons in charge.

3.     The interested party has the right to ask and to get:

        a ) the updating, the correction or the integration of the existing data;

b ) the cancellation, the transformation in anonymous form or the blocking of data processed in violation of law, included those for which the conservation is not necessary, in relation to the purposes for which they were collected or further processed;

c )  the certificate of operation referred to letters a) and b ) have been made aware, also in terms of content, of those to whom they have been forwarded or disseminated, except if it employs excessive measures compared to the protected rights;

d ) the data portability.

4.     The interested party has the right to object, in whole or in part:

        a ) for legitimate reasons to processing of his personal data, although relevant for the purposes of the data collection;

b ) to his personal data processing if used for the purpose of sending advertising material or for direct sales or for market research or for business communication.

Rome, Italy, May 24th 2018

The legal representative of the Associazione Culturale “Fryderyk Chopin”

(Maestro Marcella Crudeli)

(Articles number 13-14 Regulation EU 2016/679)

The undersigned Mrs. Marcella Crudeli, born in Gondar (Ethiopia), 16th April 1940, as representative of the Associazione Culturale “Fryderyk Chopin” (hereinafter referred to as “AFC”) and as Responsible of the processing of personal data in possession of the same AFC, gives the position to Mr. Paolo Masotti, born in Rome (Italy), 4th December 1967, according to the Information note on the processing of personal data (Articles number 13 and 14 Regulation EU 2016/679), to the processing of personal data in possession of the AFC.

In particular, she declares that the scope of the permitted processing will be the following:

a ) electronic processing of the data contained in the computer located in the AFC’s venue, also authorizing the constant updating of the above-mentioned database and the access carrying out any of the acts for the normal course of the AFC’s activity. This shall take place through personal authorization, settled by password, updated in respect of the legislation in force, also according with the minimum standards of security measures, suitable to prevent the inappropriate access by third parties;

b ) carrying out and supervision of the shipment by mail of the material mentioned in the AFC’s Information note.

Rome, Italy, May 24th 2018

The legal representative of the Associazione Culturale “Fryderyk Chopin”

(Maestro Marcella Crudeli)

ITA – INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

(ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679)

ASSOCIAZIONE CULTURALE  “FRYDERYK CHOPIN”

L’Associazione Culturale “Fryderyk Chopin” (di seguito anche solo “AFC”) nella qualità di Titolare del trattamento dei Suoi dati personali, ai sensi e per gli effetti del Reg.to UE 2016/679 (di seguito solo “GDPR”), con la presente La informa che la citata normativa prevede la tutela degli interessati rispetto al trattamento dei dati personali e che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

I Suoi dati personali, da Lei forniti alla AFC, in quanto rientrante in una delle categorie previste dal punto n.. 2, verranno trattati in accordo alle disposizioni legislative della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza ivi previsti.

1. Finalità del trattamento dei dati

I dati personali forniti, riferiti all’Associato o al partecipante all’attività, verranno trattati per le seguenti finalità connesse all’attuazione di adempimenti relativi ad obblighi legislativi o contrattuali:

  • adempiere ad obblighi di legge;
  • adempiere a disposizioni dell’Autorità;
  • far valere o difendere un diritto sia in sede giudiziale che stragiudiziale;
  • finalità connesse all’attività dell’AFC, così come indicate nello Statuto e nei regolamenti vigenti.

Il trattamento dei dati funzionali per l’espletamento di tali obblighi è necessario per una corretta gestione del rapporto e il loro conferimento è obbligatorio per attuare le finalità sopra indicate. Il Titolare rende noto, inoltre, che l’eventuale non comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, può causare l’impossibilità del Titolare di garantire la congruità del trattamento stesso.

Ai fini dell’indicato trattamento, il Titolare potrà venire a conoscenza di categorie particolari di dati personali ed in dettaglio: convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, origini razziali o etniche, stato di salute. I trattamenti di dati personali per queste categorie particolari sono effettuati in osservanza dell’art. 9 del GDPR.

2. Categorie di soggetti interessati

Per i soggetti che instaurano con la AFC apporti di natura contrattuale, giuridica o partecipativa alle attività istituzionali della stessa AFC o di sostegno ed ad ogni evento connesso, quali:

                a ) Associati;

b ) partecipanti in qualità di ospiti, relatori ed interpreti nei generi musicale, storico, letterario ed in ogni altro settore inerente la cultura ed all’attività promossa dall’AFC;

c ) scrittura artistica, nel caso di musicisti che si esibiscono nelle stagioni concertistiche, componenti delle commissioni giudicatrici dei concorsi o docenti di corsi;

d ) iscrizione ai concorsi organizzati dalla AFC, ai fini del corretto svolgimento delle competizioni come da bando e regolamento;

e ) vincitori dei concorsi organizzati dalla AFC, ai fini di emissione di relativo documento di avvenuto ricevimento dei premi, come da bando e regolamento;

f ) soggetti sostenitori delle sopraindicate attività nelle varie forme, quali sponsor o enti eroganti (persone fisiche o giuridiche) con la forma della liberalità;

g ) fornitori di beni e/o servizi;

h ) collaboratori occasionali che prestino la loro opera nell’organizzazione delle suddette attività;

i ) persone o enti che hanno richiesto alla AFC a mezzo posta o e-mail di essere informati e di essere tenuti aggiornati sulle attività della stessa AFC.

3. Modalità del trattamento dei dati

I suoi dati personali potranno essere trattati nei seguenti modi:

a ) trattamento manuale con modalità cartacee (con eventuale comunicazione agli Interessati a mezzo postale), con particolare riferimento a bandi di corsi, concorsi musicali, stagioni concertistiche, newsletter ed ogni altra eventuale informativa inerente ad attività associative, come da Statuto sociale;

b ) trattamento mediante strumenti informatici, finalizzati (con eventuale comunicazione agli Interessati a mezzo e-mail) con particolare riferimento ai medesimi bandi e regolamenti di concorso ed ogni altra eventuale informativa inerente ad attività associative, incluse le newsletter, come da Statuto sociale.

Ogni trattamento avviene nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6 e 32 del GDPR e mediante l’adozione delle adeguate misure di sicurezza previste.

4. Comunicazione

I Suoi dati saranno comunicati esclusivamente a soggetti competenti e debitamente nominati per l’espletamento dei servizi necessari ad una corretta gestione del rapporto, con garanzia di tutela dei diritti dell’interessato.

I Suoi dati saranno trattati unicamente da personale espressamente autorizzato del Titolare.

I Suoi dati potranno essere comunicati a terzi debitamente nominati Incaricati al trattamento, in particolare a:

  • incaricati del servizio di segreteria della AFC;
  • responsabili delle varie attività svolte nell’ambito negli eventi istituzionali della AFC, previsti dallo Statuto;
  • incaricati del servizio di segreteria dei singoli eventi  istituzionali organizzati dalla AFC;
  • a tutti i soggetti a cui si renderà necessario, che forniscano specifici servizi elaborativi o comunque strumentali necessari per il corretto adempimento delle finalità indicate e con esclusione, in ogni caso, di finalità promozionali.

5. Diffusione dei dati

I dati personali comuni ed identificativi, quali immagini di attività, foto, nomi e cognomi ed eventuali qualifiche potranno essere oggetto di diffusione attraverso il sito internet della AFC.

Le immagini di cui la AFC entrerà in possesso durante lo svolgimento delle attività, potranno essere utilizzate, a titolo gratuito, senza limiti di tempo, dalla stessa AFC per la diffusione interna ed esterna alle stesse, con l’eventuale indicazione del nome e del cognome ed eventuale qualifica professionale dei soggetti rappresentati. In particolare, tali informazioni potranno essere oggetto di diffusione sul sito internet della AFC, nonché sulle pagine ad esso collegate (canale Youtube e pagine Facebook, Twitter e Instagram, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo).

Il materiale potrà inoltre essere utilizzato dalla AFC per azioni di comunicazione e veicolato a mezzo stampa, tv, radio, internet, a supporto di articoli su media nazionali ed internazionali. Per tali finalità, Le sarà sottoposta una apposita autorizzazione in calce a questa Informativa.

6. Periodo di conservazione

Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei Suoi dati personali è il seguente:

                a ) categorie particolari di dati personali:

  • stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati per l’esecuzione e l’espletamento della finalità dell’evento;
    • stabilito per un arco di tempo non superiore all’espletamento dei servizi erogati;
    • stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e nel rispetto dei tempi obbligatori prescritti dalla legge.

b ) Immagini

  • le immagini di cui la AFC entrerà in possesso durante lo svolgimento delle attività, potranno essere utilizzate, a titolo gratuito e senza limiti di tempo, dalla AFC.

7. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è la Associazione Culturale “Fryderyk Chopin” (AFC), con sede in Via Pierfranco Bonetti, 88/90 – 00128 Roma.

Lei ha diritto di ottenere dal Titolare la cancellazione (diritto all’oblio), la limitazione, l’aggiornamento, la rettificazione, l’opposizione al trattamento dei dati personali che La riguardano, nonché in generale può esercitare tutti i diritti previsti dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del GDPR.

Il nominativo del Responsabile del Trattamento dei dati che La/Vi riguardano è quello del legale rappresentante della AFC Sig.ra Marcella Crudeli. Incaricato al loro trattamento è il Sig. Paolo Masotti.

8. Diritti dell’Interessato (Regolamento UE 2016/679: artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22)

  1. L’Interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati e le loro comunicazione in forma intelligibile.
  2. L’Interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

a ) dell’origine dei dati personali;

                b ) delle finalità e modalità del trattamento;

                c ) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;

                d ) degli estremi identificativi del Titolare, dei Responsabili e dell’Incaricato, ai sensi dell’art 5, comma 2;

e ) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possano venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati.

  1. L’Interessato ha il diritto di chiedere ed ottenere:

                a ) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero l’integrazione dei dati;

b ) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c ) l’attestazione di operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato al diritto tutelato;

d ) la portabilità dei dati.

  1. L’Interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

a ) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

b ) al trattamento dei dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario, o di vendita diretta, o per il compimento di ricerche di mercato, o di comunicazione commerciale.

Roma, lì 24 maggio 2018

Il legale rappresentante dell’Associazione Culturale “Fryderyk Chopin”

(M° Marcella Crudeli)

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